INTRODUCCIÓN
La Política de Comunicación de la DISTRIBUIDORA DE GAS DEL PACIFICO S.A.S E.S.P., – DIGAS S.A.S E.S.P. establece lineamientos dirigidos a garantizar que la información sea cierta, suficiente, clara, oportuna, verificable, neutral, transparente, coherente, protección de datos por parte del usuario del usuario, proveedores y terceros interesados que deben ser implementados por los colaboradores de la empresa en la divulgación, difusión y promoción de información de carácter institucional y comercial a los grupos de interés.
DEFINICIONES:
Comunicación: Actividad de intercambio de ideas o símbolos entre dos o más personas.
Comunicación ascendente: Corresponde a la que se realiza con y entre los directivos, con el fin de dar a conocer el desarrollo de las actividades al interior de la empresa.
Comunicación descendente: Corresponde a la emitida desde la alta dirección.
Comunicación corporativa: Acciones de comunicación que la empresa transmite a sus grupos de interés.
Comunicación externa: Aquella dirigida a los grupos de interés externos.
Comunicación interna: Es la comunicación que se genera al interior de cada empresa y tiene como propósito la difusión del direccionamiento estratégico, cultura corporativa y el mantenimiento de las buenas relaciones entre sus colaboradores.
Comunicación horizontal: Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico al interior de la empresa.
Difusión: Alcance al que llega la transmisión de un mensaje.
Medios de comunicación: Son una de las herramientas eficaces y disponibles según la zona en la que se presta el servicio, por medio de la cual se ejecuta el proceso comunicativo.
Mensaje: Es la idea central que se requiere enviar a las distintas comunicaciones.
Reputación corporativa: Percepción positiva en los grupos de interés que es resultado de la gestión desarrollada a lo largo del tiempo por una organización.
OBJETIVOS:
Con el propósito de lograr el cumplimiento de la Política de Comunicación DIGAS S.A.S. ESP actuará:
- Relacionarse con los grupos de interés de forma transparente, responsable y directa, sin intermediación alguna dirigida a una cultura de atención a cliente.
- Fomentar una actitud de respeto y atención con los grupos de interés.
- Impulsar la participación activa y propositiva de las comunidades, las autoridades estatales, las Organizaciones no Gubernamentales, Accionistas y demás grupos de interés.
- Suministrar la información veraz, concreta y de manera sencilla al cliente y grupos de interés de forma suficiente dando un uso responsable a la información institucional.
- No utilizar los medios empresariales para promover, detractar o fomentar posturas o ideologías políticas.
- Respetar la libertad de prensa y de opinión.
- Implementar una actitud de cultura al cliente atendiendo lo que efectivamente está solicitando.
PRINCIPIOS:
Los principios de la política de comunicaciones de DIGAS son:
IGUALDAD: Todos los participantes en un grupo de interés de la empresa serán tratado bajo las mismas condiciones sin distingo, discriminación o favorecimiento alguno.
MORALIDAD: El suministro de información o comunicación se raelizará con sujeción a la normas constitucionales y legales y al Código de Conducta.
NEUTRALIDAD: La atención de cualquier solicitud o suministro de información se realizará sin tomar partido, favorecimiento por lo que se deberá informar cualquier conflicto de interés que se presente según el caso.
OPORTUNIDAD: La comunicación se realizará de manera oportuna, a tiempo y de manera efectiva.
PUBLICIDAD: La comunicación deberá utilizar los medios tecnológicos disponibles que se ajusten a la realidad de la zona que se atiende, por ejemplo mediante perifoneo, radio, mensaje dominical desde el presbiterio, comunicados en las entidades públias, mensajes al celular, entre otros.
TRANSPARENCIA: La comunicación se realizará de manera clara, sencilla que se comprende sin duda ni ambigüedad.
ÁREA RESPONSABLE DE LA POLÍTICA:
La implementación y cumplimiento de la presente política es responsabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera de la empresa.
LINEAMIENTOS DE LA POLÍTICA:
CALIDAD DE LA COMUNICACIÓN: Cada acción, interna o externa, debe contener la información suficiente y adecuada que guarde el estilo de DIGAS.
COMUNICACIÓN INTEGRAL: La comunicación interna y externa debe ser coherente para evitar ambiguedades al momento de emitirla.
LA COMUNICACIÓN Y LA INFORMACIÓN: Toda información que sea comunicada es de responsabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera.
MARCA: La marca de DIGAS PACIFICO S.A.S ESP solo puede ser utiliza bajo los parámetros de imagen gráfica definidos en el Manual de Marca.
PROPÓSITO ESTRATÉGICO: DIGAS ha diseñado un direccionamiento estratégico afín con las condiciones reales de la zona en la que se presta el servicio, a la cual se debe alinear toda comunicación organizacional, informativa, relacional, educativa y comercial que se genere en la empresa.
REPRESENTACIÓN DE LA EMPRESA: Todo funcionario que emita información alguna no debe emitir conceptos personales en nombre de la empresa, sin autorización previa.